Geschäftsreisen: So senken Sie Reisekosten richtig!

Als Unternehmen wissen Sie wahrscheinlich schon, dass die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter, nach den Personalkosten, den zweitgrößten Kostenblock, gefolgt von Übernachtungskosten, darstellen.

Als Unternehmen wissen Sie wahrscheinlich schon, dass die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter, nach den Personalkosten, den zweitgrößten Kostenblock, gefolgt von Übernachtungskosten, darstellen. Die Global Business Travel Association (GBTA) hat neulich darüber berichtet, dass Geschäftsreisekosten um 7% für das restliche Jahr 2018 steigen werden. Höchste Priorität für Travel Manager weltweit besteht also in Kostensenkung dieser Kosten.Für eine durchschnittliche Geschäftsreise geben Unternehmen ungefähr 948 Dollar (812 Euro) für Inlands- und 2.600 Dollar (2230 Euro) für Auslandsreisen pro Person aus. Schätzen Sie mal, wie viel in diese der Regel über dem Firmenbudget liegen?Die richtige Antwort ist ein Drittel. Ein Drittel vom vorgegeben Budget wird von Geschäftsreisenden zu viel ausgegeben. In den meisten Fällen liegt es nicht an dem Reisenden, sondern höchstwahrscheinlich an fehlenden Richtlinien und Anweisungen.Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Geschäftsreisender und Ihre Kosten werden in jedem Fall zurückerstattet. Würden Sie sich persönlich darum bemühen, Kosten zu sparen? Wahrscheinlich eher nicht.Die Erwartungen von jungen Geschäftsreisenden sind hoch, wenn es um Hotelaufenthalte geht. Die Generation Y legt großen Wert darauf, dass das Hotel mit der neuesten Technologie ausgestattet ist und wählt es auch demnach aus.Unternehmen haben normalerweise zwei Optionen, wie sie Kosten reduzieren können. Sie haben strikte Regelungen und Vorgaben, wie Ihre Mitarbeiter Ihr Geld ausgeben, was zu Unzufriedenheit führen kann. Die zweite Option wäre, Sie lassen Ihren Mitarbeitern die Freiheit so viel Geld auszugeben, wie Sie möchten, was aber unter Umständen zu hohen Kosten führen kann. Beides zu haben, klingt unrealistisch, oder?Zum Glück gibt es Möglichkeiten, wie Sie ohne großen Aufwand, effektiv Kosten sparen können.Wir haben Ihnen dazu ein paar Ideen zusammengestellt.

Corporate Travel Policy

Eine Corporate Travel Policy zu erstellen, sie zu erneuern oder zu optimieren, stellt einen der ersten Schritte dar, um Kosten zu reduzieren. Die Corporate Travel Policy beinhaltet alle Regelungen, die eine Geschäftsreise betreffen. Dazu gehören Flugbuchungen, Spesen oder Zahlungsmodalitäten. Klare Abläufe und Vorgaben festzulegen, hilft Ihnen dabei die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten und gleichzeitig die Ausgaben niedrig zu halten. Aufgrund von ständigen Veränderungen des Marktes ist es wichtig, dass Sie Ihre Richtlinien regelmäßig kontrollieren und überprüfen, um finanzielle Verluste zu vermeiden.Ihr Unternehmen hat noch keine Corporate Travel Policy? Dann sollte dies von nun an hohe Priorität für Sie haben.Carlson Wagonlit Travel bietet Ihnen eine Schritt für Schritt Anleitung an.  Schauen Sie es sich an!Flugkosten sparenWenn man geschäftlich reist, sind Last-Minute Buchungen unvermeidbar. Haben Sie jedoch die Möglichkeit die Reise im Voraus zu planen, dann sollten Sie in Sachen Zeit, Tag und Airline flexibel sein, um Kosten zu sparen. Ein anderer Weg ist, Benachrichtigungen von Airlines über Aktionen von Flugpreisen oder ermäßigte Raten zu abonnieren.

Reisekosten senken mit Flugrabatten

Rewards

Es ist zu empfehlen, die Corporate Travel Policy zu verändern, um Reisenden mehr Freiheit zu geben. Anstatt ihre Mitarbeiter zu maßregeln zu viel Geld ausgegeben zu haben, belohnen viele Unternehmen ihre Mitarbeiter, wenn sie unter dem vorgegebenen Budget bleiben. Das ist eine weitere Möglichkeit, Kosten zu sparen, ohne die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter negativ zu beeinflussen. Falls Ihre Mitarbeiter die Ausgaben im Rahmen des vorgegebenen Budgets halten, können Sie sie mit Gutscheinen oder Rabatten belohnen. Das Resultat ist eine Senibilisierung für Kosteneinhaltungen. Wie Sie mit dem vorherigen Beispiel sehen können, ist es einfach, den Mitarbeiter dazu zu bringen weniger Geld auszugeben.

Mobile Payment

Die Zahl von Smartphones steigt stetig von Jahr zu Jahr und Geschäftsreisende verlassen Ihr Haus fast nicht mehr ohne. Unternehmen beginnen zunehmend Mobile Payment Systeme in ihre Prozesse zu implementieren. Deshalb ist es wichtig, dass Sie in Betracht ziehen, Ihren Mitarbeitern zu erlauben Mobile Payment in Anspruch zu nehmen. Es ist nicht nur vorteilhaft für den Reisenden, sondern auch für Sie als Travel Manager, weil es einfach und schnell zu bedienen ist und somit mehr Zeit für den eigentlichen Grund der Reise bleibt - das Geschäft. Außerdem erhalten Sie durch Mobile Payment Echtzeit-Informationen über die Reiseausgaben und erlaubt Ihnen die Reisegewohnheiten Ihrer Mitarbeiter zu verstehen. Im Gegensatz zur Bezahlung mit Bargeld, ist Mobile Payment wesentlich günstiger. Zudem ist es einfacher für Sie ein finanzielles Limit zu setzen, wieviel Ihrem Mitarbeiter erlaubt ist auszugeben.Technologien wie die von conichi helfen Ihnen dabei, Ihre Kosten im Blick zu behalten und ermöglichen es, Geschäftsreisenden sowohl ihre geschäftlichen als auch ihre privaten Kreditkarteninformationen in unserer webbasierten Lösung zu hinterlegen.Erfahren Sie mehr über die Vorteile des Mobile Payments in unserem Blogpost.Das sind nur einige Möglichkeiten, wie Sie Kosten reduzieren können. Da Firmen in ihrer Natur und ihrer Größe unterschiedlich sind, müssen Sie selbst entscheiden, welche Maßnahmen Sie ergreifen und welche für Ihr Unternehmen in Frage kommen. Erstellen Sie Ihr eigenes Rezept und halten Sie Ihre Kosten niedrig!